En la literatura de ciencia ficción, así como en el cine y la televisión, se ha explorado el posible impacto futuro del avance tecnológico en la vida cotidiana de los hogares y las empresas. Desde robots que realizan todas las labores hasta humanoides que conquistan la Tierra, se han planteado diversas visiones. La verdad es que la tecnología ha transformado el mundo, incluyendo el ámbito empresarial, y en lo que respecta a la optimización de procesos, existen numerosas herramientas de tecnología de la información disponibles.
Al igual que ocurrió con los ordenadores, impresoras y dispositivos móviles en su momento, estas herramientas han dejado de ser una opción para convertirse en una necesidad en todas las organizaciones. Por ejemplo, la automatización de tareas y procesos permite optimizar los recursos materiales y humanos, aumentar la productividad empresarial y reducir los errores en actividades repetitivas.
¿Qué es la automatización de procesos?
Se refiere al uso de programas informáticos que permiten programar una serie de acciones a partir de un desencadenante para que se ejecuten de forma automática. Las herramientas más avanzadas ofrecen informes detallados sobre la utilización de estos procesos automatizados, así como estadísticas clave para supervisar y mejorar según sea necesario.
Por ejemplo, en los campos del marketing y las ventas, es factible automatizar el seguimiento de clientes potenciales a partir de una acción específica. En la gestión de proyectos, puede ser útil configurar notificaciones personalizadas a través de herramientas de mensajería instantánea como Slack o plataformas de grupos como Teams cada vez que se añada una nueva tarea a un organizador como Planner.
En resumen, todas las labores repetitivas que requieran esfuerzos manuales y mecánicos pueden ser integradas en flujos de trabajo o secuencias automatizadas para que los empleados se enfoquen en actividades de mayor valor. Las posibilidades de automatización de procesos son diversas, al igual que sus beneficios.
Ventajas de la automatización de procesos
Los beneficios de la automatización de tareas o procesos son incontables, a continuación destacamos los 3 más importantes:
- Eficiencia y ahorro de tiempo: La automatización de tareas y procesos permite realizar actividades repetitivas de forma más rápida y eficiente, liberando a los empleados de tareas tediosas y permitiéndoles concentrarse en actividades más estratégicas y creativas. Esto se traduce en un aumento de la productividad y en un ahorro significativo de tiempo, ya que las tareas automatizadas se ejecutan de manera consistente y sin errores.
- Reducción de errores: Al automatizar procesos, se minimiza la posibilidad de cometer errores humanos, ya que las acciones se llevan a cabo de acuerdo con reglas predefinidas y de forma sistemática. Esto contribuye a mejorar la calidad y precisión de las operaciones, lo que a su vez puede tener un impacto positivo en la satisfacción del cliente y en la reputación de la empresa.
- Mayor escalabilidad y flexibilidad: La automatización de tareas y procesos permite a las organizaciones adaptarse rápidamente a cambios en el entorno empresarial, ya que pueden ajustar y reconfigurar fácilmente los flujos de trabajo automatizados según sea necesario. Además, la escalabilidad de los procesos automatizados facilita el crecimiento de la empresa sin necesidad de aumentar proporcionalmente la mano de obra, lo que resulta en una mayor agilidad y capacidad de respuesta ante las demandas del mercado.
